La convocation à l’AG doit préciser (article 3.87 § 3 (577 – 6, §3 ACC)) :
le lieu, le jour et l’heure de l’AG ;
l’ordre du jour, déterminé par le syndic ;
les modalités de consultation des documents relatifs aux points repris à l’ordre du jour.
La convocation à l’AG sera adressée par lettre recommandée par le syndic, sauf si le copropriétaire (ou la personne désignée) a accepté par écrit de recevoir la convocation par un autre moyen de communication. Il nous paraît utile dans ce cas de prévoir l’envoi par mail ou fax, ou contre signature pour réception.
Les convocations envoyées à la dernière adresse connue du syndic à la date de l’envoi sont réputées régulières.
Sauf urgence, la convocation est communiquée au moins 15 jours avant la date de l’AG (sauf si le règlement de copropriété a prévu un délai plus long).
La demande devra être adressée au syndic par voie recommandée.
Le syndic dispose alors d’un délai de 30 jours pour adresser aux copropriétaires une convocation.
À défaut, le copropriétaire) est en droit de convoquer lui-même l’Assemblée Générale en adressant une convocation à tous les copropriétaires (dont l’identité doit être communiquée par le syndic à première demande).
Chaque propriétaire d’un lot fait partie de l’assemblée générale et peut donc participer aux délibérations, soit personnellement, soit par procuration.
S’il s’agit d’une procuration, celle-ci devra désigner nommément le mandataire membre de l’assemblée générale ou non (ce mandataire ne peut toutefois être le syndic) (art. 3.96 § 6 (577 – 6, § 7 ACC)).
Elle pourra être générale ou ne viser que certains points de l’ordre du jour.
Elle n’est valable que pour une AG (sauf procuration notariée).
Le nombre maximum que peut détenir un mandataire est fixé à 3 (sauf si le total des voix dont il dispose lui-même et de celles de ses mandants n’excède pas 10 % du total des voix affectées à l’ensemble des lots de la copropriété (3.87 § 7 (577-6, § 7ACC)).
Dans des cas particuliers (division du droit de propriété portant sur un lot privatif ou lorsque la propriété d’un lot privatif est grevée d’un droit d’emphytéose, de superficie, d’usufruit, d’usage ou d’habitation), le droit de participation aux délibérations de l’assemblée générale est suspendu jusqu’à ce que les intéressés désignent la personne qui sera leur mandataire (article 577-6, §1 du Code civil). Le nom de ce mandataire doit être communiqué par écrit au syndic.
Il faudra y inclure un rapport d’évaluation des contrats de fournitures régulières et une prévision de budget pour les dépenses courantes et les frais extraordinaires prévisibles.
Il est à retenir que le syndic doit inscrire à l’ordre du jour les propositions écrites des copropriétaires, du conseil de copropriété ou des associations partielles dépourvues de la personnalité juridique, qu’il a reçues au moins 3 semaines avant le premier jour de la période fixée dans le règlement de copropriété, au cours de laquelle l’assemblée générale doit avoir lieu.
À ce propos, la loi du 15 mai 2012 impose désormais que la correspondance recommandée concernant la copropriété soit adressée non seulement au siège de l’Association des Copropriétaires mais aussi au domicile ou au siège social du syndic.
L’Assemblée Générale doit désigner un président parmi les copropriétaires.
Un secrétaire sera également désigné qui aura pour mission de consigner les décisions prises.
Le procès-verbal des décisions doit en effet être rédigé à la fin de l’AG et, après lecture, devra être signé par le secrétaire, le président et tous les copropriétaires encore présents à ce moment.
Pour que l’assemblée puisse valablement délibérer, plus de la moitié des copropriétaires doivent être présents ou représentés au début de l’assemblée, et ce pour autant qu’ils possèdent au moins la moitié des quotes-parts dans les parties communes (règle du double quorum).
La règle du double quorum est toutefois assouplie et, l’assemblée pourra malgré tout valablement délibérer, si les copropriétaires présents ou représentés, au début de l’assemblée générale, représentent plus de trois quarts des quotes-parts dans les parties communes (article 3.87 § 5 (577 – 6, § 5 ACC)).
Si ce quorum n’est pas atteint, une deuxième assemblée devra être convoquée dans un délai minimum de 15 jours. Il pourra dans ce cas être délibéré quel que soit le nombre de copropriétaires alors présents ou représentés.
Notons que :
Chaque copropriétaire dispose d’un nombre de voix correspondant à sa quote-part dans les parties communes.
Personne ne peut prendre part au vote, même comme mandataire, pour un nombre de voix supérieur à la somme des voix dont disposent les autres copropriétaires présents ou représentés.
Les abstentions, les votes nuls et les votes blancs ne sont pas pris en considération pour le calcul de la majorité requise.
Il est interdit pour toute personne mandatée ou employée par l’Association des Copropriétaires ou toute personne prestant pour l’ACP des services, de participer même par procuration aux délibérations et votes relatifs à la mission qui lui a été confiée.
La loi exige la majorité des trois quarts pour : la modification aux statuts pour autant qu’elle ne concerne que la jouissance, l’usage ou l’administration des parties communes ; les travaux affectant les parties communes, à l’exception de ceux qui peuvent être décidés par le syndic ; la création et la composition d’un conseil de copropriété exclusivement composé de copropriétaires (dans toute copropriété d’au moins de vingt lots, à l’exclusion des caves, garages et parkings) ; le montant des marchés et des contrats à partir duquel une mise en concurrence est obligatoire (sauf les actes de conservation et d’administration provisoires) ; l’exécution de travaux à certaines parties privatives qui, pour des raisons techniques ou économiques, sera assurée par l’association des copropriétaires.
La loi exige la majorité des quatre cinquièmes pour :
toute autre modification aux statuts, en ce compris la modification de la répartition des charges de copropriété ; la modification de la destination de l’immeuble ou d’une partie de celui-ci ; la reconstruction de l’immeuble ou la remise en état de la partie endommagée en cas de destruction partielle ; l’acquisition de biens immobiliers destinés à devenir communs ; les actes de disposition de biens immobiliers communs ; la modification des statuts relative au caractère commun des parties des bâtiments ou des immeubles ; la création d’associations partielles dépourvues de la personnalité juridique.
La loi exige l’unanimité pour :
la modification de la répartition des quotes-parts de copropriété (sauf lorsque l’assemblée générale décide, à la majorité requise par la loi, de travaux ou d’actes d’acquisition ou de disposition, elle peut alors statuer, à la même majorité, sur la modification de la répartition des quotes-parts de copropriété dans les cas où une telle modification s’avère nécessaire, et sauf lorsqu’il est voté, à la majorité requise par la loi, la constitution d’associations partielles, la modification des quotités de la copropriété, nécessaire suite à cette modification, peut aussi être décidée par l’AG à la même majorité) ; la décision de reconstruction totale de l’immeuble.
Ceci concerne toutes les décisions relevant de la compétence de l’AG, sauf celles nécessitant d’être passées par acte authentique.
La décision à intervenir doit être prise à l’unanimité et par écrit et sera consignée par le syndic (PV).
Le copropriétaire qui n’aurait pas reçu copie du procès-verbal, devra s’adresser au syndic par écrit pour en réclamer copie.
Sans procédure
Certaines décisions d’Assemblée Générale peuvent être revues ultérieurement.
Par exemple, un point de l’ordre du jour qui a fait l’objet d’une décision de refus pourrait être à nouveau soumis à l’Assemblée Générale suivante et le vote qui en découlerait pourrait amener à une décision autre.
jugeL’action en justice suite à une décision d’AG (article 3.92 § 2 (577 – 9 § 2 ACC))
Chaque copropriétaire a le droit de demander au juge d’annuler ou de reformer une décision irrégulière, frauduleuse ou abusive de l’assemblée générale.
Le délai pour intenter l’action en justice est fixé à quatre mois à compter de la date de la tenue de l’Assemblée Générale.
Toute personne occupant l’immeuble bâti en vertu d’un droit personnel ou réel mais ne disposant pas du droit de vote à l’assemblée générale, peut demander au juge d’annuler ou de réformer toute disposition du règlement d’ordre intérieur ou toute décision de l’assemblée générale, si elle lui cause un préjudice propre.
Cette action doit être intentée dans les trois mois de la communication par recommandé de la décision par le syndic. Ceci permet donc à un locataire de s’adresser au Juge (article 3.93 § 5 (577-10, §4, al. 4 ACC)).
L’action en justice suite à l’inertie de la copropriété ou du syndic
Il est à noter que tout copropriétaire peut demander au juge de convoquer une Assemblée Générale à défaut pour le syndic de le faire (art. 3.92 § 4 (577-9, § 3 ACC)).
De même tout copropriétaire peut solliciter d’être autorisé par le juge à accomplir seul, aux frais de l’Association (!), des travaux urgents et nécessaires affectant les parties communes.
Enfin, tout copropriétaire peut demander à être autorisé à exécuter à ses frais des travaux qui lui sont utiles, même s’ils affectent les parties communes, lorsque l’assemblée générale s’y oppose sans juste motif (art. 3.92 § 5 (577-9, § 4 ACC)).
Et dès qu’il a intenté l’une des actions visées aux §§ 3 et 4 précités, et pour autant qu’il n’en soit pas débouté, le demandeur est dégagé de toute responsabilité pour le dommage qui résulterait de l’absence de décision (art. 3.92 § 6 (577-9, § 5 ACC)).
L’action en justice suite au blocage de l’AG
Le législateur a prévu que lorsqu’une minorité de copropriétaires empêche abusivement l’assemblée générale de prendre une décision à la majorité requise par la loi ou les statuts, tout copropriétaire lésé peut également s’adresser au juge, afin que celui-ci se substitue à l’assemblée générale et prenne, à sa place, la décision requise (art. 5.92 § 8 (577-9, § 7 ACC)).
Qui est débiteur des honoraires et des frais de la procédure ?
Le copropriétaire dont la demande, à l’issue d’une procédure judiciaire l’opposant à l’association des copropriétaires, est déclarée fondée par le juge, est dispensé de toute participation à la dépense commune aux honoraires et dépens, dont la charge est répartie entre les autres copropriétaires.
Le copropriétaire défendeur engagé dans une procédure judiciaire intentée par l’association des copropriétaires, dont la demande a été déclarée totalement infondée par le juge, est dispensé de toute participation aux honoraires et dépens, dont la charge est répartie entre les autres copropriétaires (si la demande est déclarée fondée en tout ou en partie, le copropriétaire défendeur participe aux honoraires et dépens mis à la charge de l’association des copropriétaires).