Le syndic assure la gestion quotidienne de l’immeuble ainsi que celle des fonds de la copropriété.
Le syndic assure la gestion quotidienne de l’immeuble ainsi que celle des fonds de la copropriété.
Le choix d’un syndic est donc primordial pour une copropriété.
Le mode de nomination du syndic, l’étendue de ses pouvoirs, les modalités du renon éventuel de son contrat ainsi que les obligations consécutives à la fin de sa mission, sont fixés par l’art. 3.85 (577-4, § 1 ACC), al. 4, 4° qui détermine ce que le règlement de copropriété doit lui-même prévoir.
Sous l’ancienne législation, lorsqu’il n’était pas désigné à l’origine par le règlement de copropriété, le syndic était nommé par la première assemblée générale, ou, à défaut, par décision du juge, à la requête de tout copropriétaire.
En application de la nouvelle loi du 2 juin 2010, la nomination du syndic peut aussi être décidée par le juge à la requête de tout tiers y ayant un intérêt.
S’il a été désigné dans le règlement de copropriété, le mandat du syndic, qui ne pourra plus excéder 3 ans, expire de plein droit lors de la première assemblée générale.
En application de la nouvelle loi du 2 juin 2010, la nomination du syndic peut aussi être décidée par le juge à la requête de tout tiers y ayant un intérêt.
S’il a été désigné dans le règlement de copropriété, le mandat du syndic, qui ne pourra plus excéder 3 ans, expire de plein droit lors de la première assemblée générale.
Pour être élu, le syndic doit réunir lors de l’AG la majorité absolue des votes des copropriétaires présents ou représentés.
Le mandat du syndic pourra être renouvelé par décision expresse de l’assemblée générale.
Ceci implique que le syndic en charge devra veiller à mettre à l’ordre du jour de l’assemblée, à heure et à temps, le renouvellement de son mandat.
Il ne pourra pas prétendre à l’obtention d’indemnité en cas de non-renouvellement et devra veiller, sous réserve d’une décision expresse de l’assemblée générale, à ne pas souscrire d’engagement pour un terme excédant la durée de son mandat.
Le mandat du syndic pourra être renouvelé par décision expresse de l’assemblée générale.
Ceci implique que le syndic en charge devra veiller à mettre à l’ordre du jour de l’assemblée, à heure et à temps, le renouvellement de son mandat.
Il ne pourra pas prétendre à l’obtention d’indemnité en cas de non-renouvellement et devra veiller, sous réserve d’une décision expresse de l’assemblée générale, à ne pas souscrire d’engagement pour un terme excédant la durée de son mandat.
Le mandat du syndic peut être révoqué à tout moment par l’assemblée générale.
Si cette révocation est abusive, le syndic pourra cependant tenter de réclamer le paiement d’indemnité.
Si cette révocation est abusive, le syndic pourra cependant tenter de réclamer le paiement d’indemnité.
Un contrat écrit doit désormais lier le syndic (qu’il soit professionnel ou non) et l’association des copropriétaires.
Le syndic doit par ailleurs veiller à ce qu’un extrait de l’acte portant sa désignation et divers mentions prévues dans la loi soit affiché de façon visible et inaltérable à l’entrée de l’immeuble, le but de cet affichage étant de permettre son identification aisée ainsi que les modalités pour le joindre.
Si le syndic est un syndic professionnel, il est tenu de respecter non seulement les obligations imposées aux agents immobiliers dont notamment avoir suivi la formation requise et régie par l’AR du 6/9/1993, respecter le code de déontologie de l’IPI, respecter le secret professionnel… mais aussi des règles plus spécifiques applicables à l’agent immobilier administrateur de biens.
Certaines autres professionnels peuvent cependant aussi exercer des fonctions de syndic sans devoir se soumettre à cette législation : notamment les avocats, les architectes, les géomètres-experts… En ce cas, ces personnes doivent exercer leur mission de syndic en veillant à respecter le code de déontologie propre à leur ordre respectif.
Le syndic doit par ailleurs veiller à ce qu’un extrait de l’acte portant sa désignation et divers mentions prévues dans la loi soit affiché de façon visible et inaltérable à l’entrée de l’immeuble, le but de cet affichage étant de permettre son identification aisée ainsi que les modalités pour le joindre.
Si le syndic est un syndic professionnel, il est tenu de respecter non seulement les obligations imposées aux agents immobiliers dont notamment avoir suivi la formation requise et régie par l’AR du 6/9/1993, respecter le code de déontologie de l’IPI, respecter le secret professionnel… mais aussi des règles plus spécifiques applicables à l’agent immobilier administrateur de biens.
Certaines autres professionnels peuvent cependant aussi exercer des fonctions de syndic sans devoir se soumettre à cette législation : notamment les avocats, les architectes, les géomètres-experts… En ce cas, ces personnes doivent exercer leur mission de syndic en veillant à respecter le code de déontologie propre à leur ordre respectif.
1. Les missions du syndic, sont actuellement définies avec précision par la loi.
Le but poursuivi par législateur est s’assurer d’une transparence dans la gestion et de limiter les possibilités pour le syndic de « verrouiller » la gestion de la copropriété en faisant par exemple systématiquement appel à des entrepreneurs parmi ses connaissances ou en dissimulant des informations importantes aux copropriétaires…
Ainsi le syndic se doit notamment :
de tenir l’assemblée générale au cours de la période fixée par le règlement de copropriété, ou chaque fois qu’une décision doit être prise d’urgence dans l’intérêt de la copropriété,
de tenir une assemblée générale à la demande d’un ou plusieurs copropriétaires qui possèdent au moins un cinquième des parts dans les parties communes,
de rédiger le procès-verbal des décisions prises par l’assemblée générale en veillant à indiquer les majorités obtenues et le nom des copropriétaires qui se sont abstenus ou ont voté contre,
dans les trente jours suivants l’assemblée, de consigner les décisions précises lors de celle-ci dans le registre de la copropriété et les transmettre aux copropriétaires et aux autres syndics,
de veiller à l’exécution, tant par lui-même que par les tiers, des décisions prises par l’assemblée générale,
d’accomplir tous actes conservatoires et d’administration provisoire,
d’administrer les fonds de l’association des copropriétaires,
de représenter l’association des copropriétaires tant en justice que dans la gestion des affaires communes,
de fournir, à la demande du notaire, en cas de cession du droit de propriété d’un lot, le relevé des dettes, le montant du fonds de roulement, du fonds de réservé, du dernier bilan approuvé…
de communiquer à toute personne occupant l’immeuble en vertu d’un droit personnel ou réel mais ne disposant pas du droit de vote à l’assemblée générale, la date des assemblées afin de lui permettre de formuler par écrit ses demandes ou observations relatives aux parties communes qui seront à ce titre communiquées à l’assemblée,
de transmettre, dans les 30 jours de la fin de son mandat, l’ensemble du dossier de la gestion de l’immeuble (la comptabilité, le relevé des actifs et des sinistres…) à son successeur ou en l’absence de nouveau syndic, au président de la dernière assemblée générale,
de souscrire une assurance couvrant sa responsabilité valable pour la durée de sa mission et fournir la preuve de cette couverture,
de permettre aux copropriétaires d’avoir accès à tous les documents ou informations à caractère non privé relatifs à la copropriété, de conserver, le cas échéant, le dossier d’intervention ultérieure (qui contient les éléments relatifs à la sécurité et à la santé qui doivent être pris en compte lors de la réalisation de travaux), de présenter, pour certains travaux arrêtés par l’assemblée générale, une pluralité de devis sur la base d’un cahier des charges préalablement élaboré, de soumettre à l’assemblée générale ordinaire un rapport d’évaluation des contrats de fournitures régulières, de solliciter l’autorisation préalable de l’assemblée générale pour toute convention entre l’association des copropriétaires et le syndic, ses préposés, ses proches, parents ou alliés jusqu’au troisième degré inclus, ou ceux de son conjoint jusqu’au même degré. Il en est de même des conventions entre l’association des copropriétaires et une entreprise dont les personnes susvisées sont propriétaires ou dans le capital de laquelle elles détiennent une participation ou dans laquelle elles exercent des fonctions de direction ou de contrôle, ou dont elles sont salariées ou préposées. Si le syndic est une personne morale, il ne peut, sans y avoir été spécialement autorisé par une décision de l’assemblée générale, contracter pour le compte de l’association des copropriétaires avec une entreprise qui détient, directement ou indirectement, une participation dans son capital, de tenir à jour la liste et les coordonnées des personnes en droit de participer aux délibérations de l’assemblée générale et de transmettre aux copropriétaires à première demande et au notaire s’il en fait la demande au syndic, dans le cadre de la transcription d’actes qui sont transcrits à la conservation des hypothèques, les noms, adresses, quotités et références des lots des autres copropriétaires, de tenir les comptes de l’association des copropriétaires de manière claire, précise et détaillée, suivant le plan comptable minimum normalisé à établir par le Roi. Toute copropriété de moins de vingt lots à l’exclusion des caves, des garages et parkings est autorisée à tenir une comptabilité simplifiée, de veiller au recouvrement des charges impayées par les copropriétaires de préparer le budget prévisionnel pour faire face aux dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d’administration des parties communes et équipements communs de l’immeuble, ainsi qu’un budget prévisionnel pour les frais extraordinaires prévisibles. Ces budgets prévisionnels sont soumis, chaque année, au vote de l’association des copropriétaires. Ils sont joints à l’ordre du jour de l’assemblée générale appelée à voter sur ces budgets, d’informer les copropriétaires individuels et les autres personnes ayant le droit de participer aux délibérations de l’assemblée générale de toute procédure judiciaire impliquant la copropriété, d’introduire toute demande urgente ou conservatoire en ce qui concerne les parties communes, à charge d’en obtenir la ratification par ou contre l’association des copropriétaires, de veiller à effectuer, dans un délai raisonnable, la traduction de tous documents émanant de l’association des copropriétaires dans la langue de la région de la situation de l’immeuble si cette demande lui est faite par un copropriétaire.
2. Il est à noter que le syndic peut voir ses missions étendues par le règlement de copropriété lui-même.
Cela sera parfois le cas dans les copropriétés d’une certaine ampleur et en lesquelles le règlement de copropriété pourrait mentionner par exemple que le syndic assumera la gestion journalière de l’immeuble sans que ses interventions soient limitées aux actes conservatoires et d’administration provisoire.
Le but poursuivi par législateur est s’assurer d’une transparence dans la gestion et de limiter les possibilités pour le syndic de « verrouiller » la gestion de la copropriété en faisant par exemple systématiquement appel à des entrepreneurs parmi ses connaissances ou en dissimulant des informations importantes aux copropriétaires…
Ainsi le syndic se doit notamment :
de tenir l’assemblée générale au cours de la période fixée par le règlement de copropriété, ou chaque fois qu’une décision doit être prise d’urgence dans l’intérêt de la copropriété,
de tenir une assemblée générale à la demande d’un ou plusieurs copropriétaires qui possèdent au moins un cinquième des parts dans les parties communes,
de rédiger le procès-verbal des décisions prises par l’assemblée générale en veillant à indiquer les majorités obtenues et le nom des copropriétaires qui se sont abstenus ou ont voté contre,
dans les trente jours suivants l’assemblée, de consigner les décisions précises lors de celle-ci dans le registre de la copropriété et les transmettre aux copropriétaires et aux autres syndics,
de veiller à l’exécution, tant par lui-même que par les tiers, des décisions prises par l’assemblée générale,
d’accomplir tous actes conservatoires et d’administration provisoire,
d’administrer les fonds de l’association des copropriétaires,
de représenter l’association des copropriétaires tant en justice que dans la gestion des affaires communes,
de fournir, à la demande du notaire, en cas de cession du droit de propriété d’un lot, le relevé des dettes, le montant du fonds de roulement, du fonds de réservé, du dernier bilan approuvé…
de communiquer à toute personne occupant l’immeuble en vertu d’un droit personnel ou réel mais ne disposant pas du droit de vote à l’assemblée générale, la date des assemblées afin de lui permettre de formuler par écrit ses demandes ou observations relatives aux parties communes qui seront à ce titre communiquées à l’assemblée,
de transmettre, dans les 30 jours de la fin de son mandat, l’ensemble du dossier de la gestion de l’immeuble (la comptabilité, le relevé des actifs et des sinistres…) à son successeur ou en l’absence de nouveau syndic, au président de la dernière assemblée générale,
de souscrire une assurance couvrant sa responsabilité valable pour la durée de sa mission et fournir la preuve de cette couverture,
de permettre aux copropriétaires d’avoir accès à tous les documents ou informations à caractère non privé relatifs à la copropriété, de conserver, le cas échéant, le dossier d’intervention ultérieure (qui contient les éléments relatifs à la sécurité et à la santé qui doivent être pris en compte lors de la réalisation de travaux), de présenter, pour certains travaux arrêtés par l’assemblée générale, une pluralité de devis sur la base d’un cahier des charges préalablement élaboré, de soumettre à l’assemblée générale ordinaire un rapport d’évaluation des contrats de fournitures régulières, de solliciter l’autorisation préalable de l’assemblée générale pour toute convention entre l’association des copropriétaires et le syndic, ses préposés, ses proches, parents ou alliés jusqu’au troisième degré inclus, ou ceux de son conjoint jusqu’au même degré. Il en est de même des conventions entre l’association des copropriétaires et une entreprise dont les personnes susvisées sont propriétaires ou dans le capital de laquelle elles détiennent une participation ou dans laquelle elles exercent des fonctions de direction ou de contrôle, ou dont elles sont salariées ou préposées. Si le syndic est une personne morale, il ne peut, sans y avoir été spécialement autorisé par une décision de l’assemblée générale, contracter pour le compte de l’association des copropriétaires avec une entreprise qui détient, directement ou indirectement, une participation dans son capital, de tenir à jour la liste et les coordonnées des personnes en droit de participer aux délibérations de l’assemblée générale et de transmettre aux copropriétaires à première demande et au notaire s’il en fait la demande au syndic, dans le cadre de la transcription d’actes qui sont transcrits à la conservation des hypothèques, les noms, adresses, quotités et références des lots des autres copropriétaires, de tenir les comptes de l’association des copropriétaires de manière claire, précise et détaillée, suivant le plan comptable minimum normalisé à établir par le Roi. Toute copropriété de moins de vingt lots à l’exclusion des caves, des garages et parkings est autorisée à tenir une comptabilité simplifiée, de veiller au recouvrement des charges impayées par les copropriétaires de préparer le budget prévisionnel pour faire face aux dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d’administration des parties communes et équipements communs de l’immeuble, ainsi qu’un budget prévisionnel pour les frais extraordinaires prévisibles. Ces budgets prévisionnels sont soumis, chaque année, au vote de l’association des copropriétaires. Ils sont joints à l’ordre du jour de l’assemblée générale appelée à voter sur ces budgets, d’informer les copropriétaires individuels et les autres personnes ayant le droit de participer aux délibérations de l’assemblée générale de toute procédure judiciaire impliquant la copropriété, d’introduire toute demande urgente ou conservatoire en ce qui concerne les parties communes, à charge d’en obtenir la ratification par ou contre l’association des copropriétaires, de veiller à effectuer, dans un délai raisonnable, la traduction de tous documents émanant de l’association des copropriétaires dans la langue de la région de la situation de l’immeuble si cette demande lui est faite par un copropriétaire.
2. Il est à noter que le syndic peut voir ses missions étendues par le règlement de copropriété lui-même.
Cela sera parfois le cas dans les copropriétés d’une certaine ampleur et en lesquelles le règlement de copropriété pourrait mentionner par exemple que le syndic assumera la gestion journalière de l’immeuble sans que ses interventions soient limitées aux actes conservatoires et d’administration provisoire.
Le syndic, qu’il soit professionnel ou non, est un mandataire qui peut voir sa responsabilité engagée tant vis-à-vis de l’association des copropriétaires que vis-à-vis des tiers.
Vis-à-vis à de la copropriété, le syndic pourra voir sa responsabilité engagée s’il n’a pas respecté le mandat qui lui a été conféré par l’association des copropriétaires, s’il a omis de respecter l’une ou l’autre des obligations qui lui est imposée par la loi ou s’il a commis une faute, hors contrat, causant un dommage à la copropriété (par exemple une infraction pénale).
L’action en responsabilité devra être introduite par l’association des copropriétaires en exécution d’une décision prise à la majorité absolue en assemblée générale.
Vis-à-vis des tiers (par exemple un copropriétaire à titre individuel, une entreprise avec qui le syndic a contracté…), sa responsabilité sera plus difficilement mise en cause. Généralement en effet, il appartient à l’association des copropriétaires de répondre des fautes de son syndic vis-à-vis des tiers.
Vis-à-vis à de la copropriété, le syndic pourra voir sa responsabilité engagée s’il n’a pas respecté le mandat qui lui a été conféré par l’association des copropriétaires, s’il a omis de respecter l’une ou l’autre des obligations qui lui est imposée par la loi ou s’il a commis une faute, hors contrat, causant un dommage à la copropriété (par exemple une infraction pénale).
L’action en responsabilité devra être introduite par l’association des copropriétaires en exécution d’une décision prise à la majorité absolue en assemblée générale.
Vis-à-vis des tiers (par exemple un copropriétaire à titre individuel, une entreprise avec qui le syndic a contracté…), sa responsabilité sera plus difficilement mise en cause. Généralement en effet, il appartient à l’association des copropriétaires de répondre des fautes de son syndic vis-à-vis des tiers.
En vertu de l’article 3.89 § 7 (577- 8 § 6 ACC), il est permis à l’A.G. d’adjoindre au syndic en place un syndic provisoire et ce pour une durée ou à des fins déterminées.
Evidemment le syndic en place risque de ne pas apprécier cette « mise sous surveillance » et pourrait préférer démissionner, estimant la confiance rompue.
Lorsqu’il n’y a pas de syndic désigné, le juge de paix peut désigner un syndic à la requête unilatérale de tout copropriétaire ou de tout tiers intéressé.
L’intervention d’un syndic judiciaire vise à pallier la carence (ou l’inexistence) du syndic ordinaire et ainsi assurer le fonctionnement correct de la copropriété.
Une bonne gestion par le syndic est de l’intérêt de tous, des copropriétaires mais aussi des tiers. En effet si un tiers (par exemple un fournisseur non payé) veut assigner en justice l’association des copropriétaires, il peut le faire mais si cette dernière n’a pas de syndic, elle ne pourra pas être représentée en justice…
Le juge peut aussi désigner un syndic provisoire en cas d’empêchement ou de carence du syndic en place (par exemple car le syndic ne paie pas les factures, reste en défaut de procéder aux réparations…). En ce cas, le juge est saisi par le dépôt par un copropriétaire d’une requête contradictoire à l’égard du syndic incriminé et de l’association des copropriétaires.
La loi ne définit pas la mission du syndic provisoire ou judiciaire mais la jurisprudence donne souvent l’injonction d’assumer les pouvoirs de syndic en s’en référant aux missions prévues par la loi et les statuts (gestion quotidienne, accomplissement d’actes matériels, tenue de la comptabilité, suivi des travaux à réaliser…)
Le jugement désignant un syndic doit limiter dans le temps la durée de sa mission, sans que cette durée ne puisse excéder 3 ans.
Le syndic judiciaire, par exemple un avocat, pourrait en outre être autorisé à se faire assister d’un syndic professionnel.
Le syndic judiciaire aura généralement également pour mission de convoquer une assemblée générale ordinaire ou extraordinaire qui pourra désigner un nouveau syndic ordinaire.
L’intervention d’un syndic judiciaire vise à pallier la carence (ou l’inexistence) du syndic ordinaire et ainsi assurer le fonctionnement correct de la copropriété.
Une bonne gestion par le syndic est de l’intérêt de tous, des copropriétaires mais aussi des tiers. En effet si un tiers (par exemple un fournisseur non payé) veut assigner en justice l’association des copropriétaires, il peut le faire mais si cette dernière n’a pas de syndic, elle ne pourra pas être représentée en justice…
Le juge peut aussi désigner un syndic provisoire en cas d’empêchement ou de carence du syndic en place (par exemple car le syndic ne paie pas les factures, reste en défaut de procéder aux réparations…). En ce cas, le juge est saisi par le dépôt par un copropriétaire d’une requête contradictoire à l’égard du syndic incriminé et de l’association des copropriétaires.
La loi ne définit pas la mission du syndic provisoire ou judiciaire mais la jurisprudence donne souvent l’injonction d’assumer les pouvoirs de syndic en s’en référant aux missions prévues par la loi et les statuts (gestion quotidienne, accomplissement d’actes matériels, tenue de la comptabilité, suivi des travaux à réaliser…)
Le jugement désignant un syndic doit limiter dans le temps la durée de sa mission, sans que cette durée ne puisse excéder 3 ans.
Le syndic judiciaire, par exemple un avocat, pourrait en outre être autorisé à se faire assister d’un syndic professionnel.
Le syndic judiciaire aura généralement également pour mission de convoquer une assemblée générale ordinaire ou extraordinaire qui pourra désigner un nouveau syndic ordinaire.
